物业管理

estate management

规章制度

您现在的位置:首页 > 规章制度

北京矿大物业管理有限公司物资采购管理办法

发布时间:2017-01-04 |文章来源:

第一章  采购总则

1.1 为规范我公司采购管理工作,提高资金使用及工作效率,确保工作正常开展,根据国家相关法律法规及学校制度,结合我公司实际情况,特制订本办法。

1.2 本办法适用于公司进行的工程、货物、服务等项目采购活动。

1.3 本办法所称采购,是指以合同方式有偿取得工程、货物和服务的行为和以非合同方式公司日常服务工作中使用的维修、保养、保洁、办公等物品的采购行为。

1.4 金额在1万元(不含本数)以上的采购项目须签订采购合同,采购合同需公司法人签字审批。

1.5 金额在1万元以下的以非合同方式的公司日常维修、保养、保洁、办公等物品的采购,公司总经理签字审批,并报送公司法人审阅后执行。

1.6 采购行为应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则以及使用人与采购人分离的原则。


第二章  采购计划

2.1 物品采购实行先报计划,后审批,再采购的原则。

2.2 以合同方式取得装饰装修工程的采购应事先做出工程预算,预算经公司召开专门办公会予以审议,审议后交公司法人审批。

2.3 以非合同方式公司日常服务工作中使用的维修配件、维修工具、保洁用品、办公用品等物品采购应按需求事先填写《物资采购申请表》(见附件一),经总经理签字后送物业办公室作为采购执行依据。

2.4 特殊设备设施的维修保养(空调、霓虹灯、LED灯等),可以采用外包的方式进行。外包的供应商需具有相应的资质。

2.5 对于审批通过的购置计划,采购人将其纳入采购项目管理,积极与用户单位协商,按程序实施采购。

2.6 遇有紧急维修情况,我库房没有的配件可不经审批直接采购,事后需补办手续。


第三章  采购方式

3.1费用预算在10万元(含本数)人民币以上的采购项目,按照学校有关规定,按招标等方式采购。

3.2 费用预算大于1万元小于10万元(不含本数)的采购项目,经公司专项工作会审批,可实施自行采购,采用询价、竞争性谈判等方式,也可根据具体情况按照招投标方式采购。

3.3 费用预算小于1万元的采购项目,报公司总经理审批并报公司董事长审阅。

3.4对于公司日常服务工作中使用的物品无法事先订立采购合同的,采购时应当到大型建材批发市场定点采购。


第四章  采购实施及验收

无采购合同的实施

4.1 采购零散货物时,可到大型批发市场实施采购。采购人应当实行货比三家的原则,按照同等质量比价格,同等价格比质量的原则实施采购。严格按照采购计划实施,有必要可征求使用人的意见。

4.2  物品采购后,应当严格进行质量验收,验收后应及时入库。

4.3  需要先支付货款的,应按照程序填写借款单;货到付款的,应先验货后付款。

4.4  采购人在采购货物后要索取正规发票,无特殊原因,应在一周内报账,核销借款。

有采购合同的实施

4.5  采购合同是采购履约和验收的依据,公司负责合同的执行,负责督促供应商全面履行合同,并办理相关手续。

4.6 公司应指定专人负责采购验收,以确认工程、货物或服务符合合同的要求,专业技术人员不足时,应邀请相关专业人员参加。

外包方式的实施

4.7 能够确定价格的,需签订采购合同,按照第2.2款执行;不能确定价格的,由我方人员依照实际情况,建立维修档案,在每次维修保养中通过现场监督、现场签收等方式进行(维修档案表见附表二)。


第五章  招标办法

5.1 招标工作准备

5.1.1 公开招标、邀请招标时,应当同时向不少于3个具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。任何人不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人,不得对潜在投标人实行歧视待遇。

5.1.2 物业公司应按购置计划,提供拟购置要求,依照《中华人民共和国政府采购法》及学校的相关要求,组织编制招标文件并发布招标公告。

5.1.3  成立招标工作小组,招标小组由公司上级主管领导、公司负责人、财务主管及其他相关人员共同组成。

5.2开标

5.2.1  开标应在招标文件规定的时间和地点,由物业公司主持开标,投标人、招标小组代表参加。

5.2.2 开标时,应由投标人检查投标文件的密封情况,经确认无误后,由工作人员当众拆封,就投标人名称、价格等内容进行唱标。开标过程由物业公司指定专人负责记录,并要求投标人、唱标人和监标人签字确认。

5.2.3 若参加投标的供应商不足3家时,应依法重新组织招标,或根据实际情况改为其它采购方式。

5.3 评标与定标

5.3.1评标工作由招标小组负责。评委人数为单数。评标小组应当履行下列义务:

⑴ 遵纪守法,廉洁、客观、公正地履行职责;

⑵ 按照招标文件规定的评标方法进行评标,对评审意见承担个人责任;

⑶ 对评标过程和结果保密;

⑷ 配合处理投诉和答复投标供应商提出的质疑。

5.3.2 评标工作应当遵循以下程序:

⑴ 评标前应就评标方法、中标条件等有关原则进行讨论,一经通过不得在评标过程中更改;

⑵ 评标过程中可对投标文件不清楚的地方进行澄清,但不得对投标文件有实质性地修改;

⑶ 评标小组依照商议通过的评标方法分别对投标人在商务、技术、价格等三方面综合分析,经过充分评审后,评标人独立进行打分。得分排名第一的投标人为预中标人。

⑷ 评标小组根据评标结果撰写授标建议并签字确认。

5.3.3 物业公司可根据情况组织对预中标单位进行实地考察,核实其资质并确认招标结果。在招标结果确认后,及时向中标人发出中标通知书。


第六章  合同订立与执行

6.1 签订合同

6.1.1 中标方应按中标通知书中规定的时间、地点与招标方签订书面中标合同,否则按弃标处理;

6.1.2 在中标的投标方被通知中标后,招标方将发出书面邀请函,邀请中标人在收到中标通知书后一周内,派代表前来商议及完善合同的具体细节及安排准备工作;

6.1.3 合同协议书经招标方、中标人双方法定代表人或其委托代理人签字及加盖物业公司印章后立即生效,但在合同协议中约定合同生效时间或条件的除外; 

6.1.4 招标文件、中标方的投标文件及评标过程中有关澄清文件、中标通知书均应作为合同附件